2018年3月13日下午2：30，中外合作办学评估小组在美艺楼评估办公室召开会议。刘辉煌副校长与雷存喜副校长率相关职能部门负责人参加会议。

为了加强各部门之间的沟通交流，顺利开展各项工作，各部门负责人首先对评估进展工作进行了汇报，提出未解决的问题，随后讨论了具体的解决方案。

首先，国际交流处做好内外交流工作，正与新西兰积极联系，尽快取得维特利亚理工学院对该项目的评价意见，并负责提供待解决问题的责任明确表。财务处负责提供《财务审计报表》。教务处负责提供《湖南城市学院中外合作办学项目学生学籍管理规定》、教学管理和文凭证书管理制度。此外，会议就外方所提供资料、视频录制、学生满意度调查等方面工作进行了具体的部署安排。

其次，会议讨论了已交报告中存在的问题，如怎样更好地阐释办学特色、优质教育资源引进等问题提出了更好的意见。

最后，为严格把控评估报材料与评估报告的质量，评估小组讨论后决定由喻立安、伍梓鸿、周桂平、王琦按照评估的8个指标对已收集到的文件进行监督、审查；同时成立评估报告修改小组，成员主要由雷存喜、刘辉煌、钟正武、王琦、喻立安、张文弢等人组成。